Veelgestelde vragen over dissertaties publiceren:
Hoeveel gedrukte exemplaren van mijn dissertatie moet ik inleveren?
De promovendus wordt geacht 2 gedrukte versies van het proefschrift in te leveren plus 2 kopieën van de stellingen.
Wanneer moet ik mijn proefschrift aanleveren?
Zowel de gedrukte versie als de digitale versie moeten formeel 3 weken voor de promotie zijn aangeleverd.
Waar moet ik mijn gedrukte exemplaren inleveren?
De gedrukte versie van het proefschrift (2 exemplaren plus 2 losse exemplaren van de stellingen) kan worden ingeleverd bij de Service Desk van de Universiteitsbibliotheek of verzonden naar ons postadres.
Adres UB Service desk:
Broerstraat 4
9712 CP Groningen
Postadres:
Universiteitsbibliotheek Groningen
Afdeling dissertaties
Postbus 559
9700 AN Groningen
Je kunt eventueel 7 dagen na verzending via dissertations rug.nl om een ontvangstbevestiging vragen. Meestal is het proefschrift echter binnen deze termijn verwerkt en is er reeds een bevestigingsmail via Hora Finita gestuurd.
Deze bevestigingsmail wordt echter pas verzonden wanneer ook de digitale versie al via Hora Finita is ingeleverd.
Welke versie van mijn proefschrift moet ik in Hora Finita uploaden?
Meestal levert de drukker ook een digitale versie (pdf) van het proefschrift, informeer hier naar. Anders kan de versie zoals die naar de drukker is verzonden worden gebruikt (pdf).
Kan ik nog steeds een ISBN-nummer aanvragen?
Nee, je kunt geen ISBN meer aanvragen via de UB.
Sommige drukkers bieden aan om een ISBN aan te vragen voor je proefschrift, deze optie kun je negeren.
Voor de vindbaarheid van het proefschrift is een DOI belangrijker en nuttiger.
Voor de vindbaarheid van het proefschrift is een DOI (Digital Object Identifier) als identifier belangrijk. Aan alle proefschriften wordt na inlevering via Hora Finita een DOI toegekend door de Universiteitsbibliotheek Groningen. De DOI hoeft niet door de promovendus te worden aangevraagd of in het proefschrift worden opgenomen. De DOI komt op de landingspagina van het proefschrift in de RUG research portal te staan.
Is het uploaden van een digitale versie van mijn dissertatie verplicht?
Sinds de invoering van het nieuwe promotiereglement is digitaal aanleveren verplicht. Het proefschrift komt in de University of Groningen research portal te staan.
Wat te doen als ik mijn proefschrift niet volledig open access wil of mag beschikbaar stellen?
Bij het uploaden van het proefschrift via Hora Finita moet ook een ondertekende licentieovereenkomst worden aangeleverd; hierop kan worden aangegeven welke hoofdstukken ter publicatie zijn aangeboden of in voorbereiding zijn en welke zijn geaccepteerd of reeds gepubliceerd. Op basis van de bij ons aanwezige kennis en ervaring op het gebied van copyright en open access publiceren en de ingevulde licentieovereenkomst worden de benodigde embargo's toegepast.
Hoe kan ik het embargo verlengen?
Indien afspraken het wenselijk maken het materiaal voor een periode langer dan 1 jaar na de datum van promotie onder embargo te stellen, dan zal de rector magnificus van de Rijksuniversiteit Groningen, gelet op de met de uitgever gemaakte afspraken en gelet op de eventuele toelichting daarop van de promovendus, de duur van het embargo in redelijkheid vaststellen. De promovendus dient daarvoor een schriftelijk verzoek in te dienen, met redenen omkleed en gericht aan de rector magnificus van de Rijksuniversiteit Groningen. Het verzoek wordt afgehandeld op de UB en moet worden gemaild aan dissertations rug.nl.
Wat moet ik doen wanneer er sprake is van een patentaanvraag?
Voor een patentaanvraag kan het nodig zijn ervoor te zorgen dat het proefschrift niet reeds geheel of gedeeltelijk open access beschikbaar is vóór de effectieve indieningsdatum van uw patent aanvraag. In de regel is de promotor op de hoogte van de procedure die gevolgd moet worden, bespreek dit met hem/haar.
Wat zijn de open access mogelijkheden wanneer ik ook een commerciële editie wil uitgeven?
Ook wanneer je een commerciële editie uitbrengt moet er een digitale versie worden aangeleverd, op verzoek kan een embargo op de volledige pdf worden gezet voor de periode die de auteur met de uitgever heeft afgesproken, sommige onderdelen zoals een abstract, titel en inhoud etc. kunnen in overleg wel open access geplaatst worden. Omdat we bij een commerciële uitgave als RUG er naar streven het embargo zo kort mogelijk te houden, attenderen we je op de mogelijkheden die er bij de onderhandelingen met een uitgever zijn om dit te realiseren.
Waarom moet ik een licentieovereenkomst invullen?
Via de licentieovereenkomst geef je toestemming aan de RUG om het proefschrift open access in de RUG Research Repository op te nemen.
De Punten 2 en 3 in de licentieovereenkomst zijn het meest van belang. Hier geeft je aan welke uitzonderingen er op de open access plaatsing moeten worden gemaakt.
Je hoeft alleen de nummers van de hoofdstukken aan te geven die je nog gaat of wilt publiceren bij punt 2 en de nummers van de gepubliceerde hoofdstukken bij punt 3. In principe hoef je bij punt 3 open access artikelen niet op te geven.
Bij de verwerking checken we onafhankelijk van de inhoud van de licentieovereenkomst altijd nog alle hoofdstukken of er een embargo nodig is.
Als wij constateren dat een gepubliceerd hoofdstuk geen embargo (meer) nodig heeft voeren we dit zo uit en gaat de verantwoordelijkheid voor het open access beschikbaar stellen van dit hoofdstuk over naar de RUG.
Indien je een commerciële editie van het proefschrift publiceert, vermeld dit dan even via een notitie op de licentieovereenkomst.Je kunt via Hora Finita de uitgeversovereenkomst als bijlage uploaden.
Punt 4 van de licentieovereenkomst informeert je dat wij op bij punt 2 genoemde hoofdstukken in eerste instantie een embargo plaatsen van 1 jaar vanaf de promotiedatum. Dit embargo verloopt automatisch. Indien afspraken met een uitgever het wenselijk maken dit embargo na het eerste jaar te verlengen, dan kun je ons mailen via dissertations rug.nl.
Wanneer en hoe worden mijn drukkosten vergoed?
Zodra de Universiteitsbibliotheek zowel de digitale als de gedrukte versie van het proefschrift heeft ontvangen en deze heeft ingevoerd in de RUG research portal, ontvangt de promovendus een bevestigingsmail met een link naar het proefschrift in de RUG research portal en informatie over het verkrijgen van een vergoeding voor de drukkosten. Indien van toepassing bevat de mail een link naar het vergoedingsaanvraagformulier in Hora Finita. De op deze wijze aangevraagde vergoeding bedraagt maximaal € 750,-.
De betaling wordt uitgevoerd door de FSSC, de financiële dienst van de RUG.
Via het online aanvraagformulier moet je het volgende uploaden:
een scan van de factuur van de drukker
een bewijs van betaling (voor dat laatste wordt in de regel een kopie van een bankafschrift gebruikt)
Hierna kan de betaling worden uitgevoerd; dit duurt in de regel ca. 3 weken.
Een aantal Graduate schools en Onderzoeksscholen bieden een aanvullende vergoeding voor de drukkosten, neem hierover contact op met je instelling.
